1.Разбираем термины
Работа с онлайн-кассой также требует понимания базовых терминов и сокращений, которые используются в сфере контрольно-кассовой техники.Онлайн-касса (ККТ) — кассовый аппарат нового типа, оснащённый фискальным накопителем. Принцип работы у ККТ такой:
после расчёта с покупателем касса сохраняет сведения о совершённой сделке в фискальном накопителе (ФН);
ФН передаёт данные о расчёте, подписанные фискальным признаком, оператору фискальных данных (ОФД);
сервер ОФД создаёт ответный фискальный признак, отправляет его онлайн-кассе, затем передаёт сведения в налоговый орган;
формируется кассовый чек, после чего покупатель получает его в бумажном или электронном виде.
Вся процедура занимает несколько секунд.
ОФД — оператор фискальных данных. Это организация, которая принимает, обрабатывает, хранит и передает в налоговую службу фискальные данные. Для работы ОФД обязан иметь лицензию от ФСТЭК и Роскомнадзора, поскольку несёт ответственность за сохранность и конфиденциальность сведений.
КЭП — квалифицированная электронная подпись. КЭП состоит из зашифрованных данных и применяется для подтверждения документов, а также для регистрации ККТ и подписания договора с ОФД.
Фискальный накопитель хранит и передает фискальные данные в зашифрованном виде. Это устройство обеспечивает не только сохранность сведений — владелец кассы также не может никаким образом внести в них изменения, не повредив при этом ФН.
2. Получаем квалифицированную электронную подпись
Помимо регистрации онлайн-кассы и заключения договора с оператором фискальных данных, электронная подпись нужна для ЭДО. По этой причине КЭП должна быть оформлена на руководителя предприятия или на его уполномоченного представителя.3. Выбираем оператора фискальных данных
Перед тем, как начать работу с ККТ, необходимо заключить договор с ОФД. При выборе оператора следует обратить внимание на следующие детали:- наличие лицензии от ФСТЭК и Роскомнадзора;
- возможности личного кабинета оператора;
- наличие дополнительных услуг;
- тарифы на отправку чеков по смс и электронной почте;
- наличие средств для анализа торговых операций;
- возможность заключить договор на срок менее года, на месяцы или дни.
4. Выбираем онлайн-кассу
В первую очередь, онлайн-касса должна отвечать требованиям 54-ФЗ, поэтому выбирать необходимо из специального перечня.Существует множество современных моделей ККТ, отличающихся по габаритам и набору функций. При выборе онлайн-кассы следует учесть сферу бизнеса, которым вы занимаетесь. Одни модели хорошо подходят для малых торговых точек с небольшим потоком покупателей, другие ориентированы для работы в крупных сетевых магазинах, третьи – идеальны для развозной торговли и курьерских доставок.
5. Регистрация ККТ
Для того, чтобы онлайн-касса взаимодействовала с оператором фискальных данных, её необходимо зарегистрировать. Регистрация происходит следующим образом:- пользователь указывает в личном кабинете на сайте ФНС данные онлайн-кассы для получения её регистрационного номера от налоговой;
- выполняется настройка кассового аппарата, происходит формирование отчёта о фискализации онлайн-кассы;
- владелец кассы заносит данные из отчёта о фискализации ККТ в ЛК на сайте ФНС и получает карту о регистрации ККТ;
- процесс регистрации завершается после добавления кассы в личный кабинет оператора фискальных данных.
Теперь касса готова к работе!
6. Подготовка к работе.
В начале рабочего дня проверяем ККТ, надо ли менять ленту. Если да, то корректно устанавливаем ленту и включаем технику. Кассовым аппаратом печатается чек диагностики.7. Открытие смены
После включения ККТ нужно открыть смену – нажать соответствующую кнопку, войти в систему под своим паролем. Касса напечатает отчёт об открытии смены.Если неизвестно, будут ли покупатели, смену можно открыть с первым клиентом. Тогда ККТ сформирует отчёт автоматически в момент пробития первого документа о продаже.
Отчёт с данными о кассовом аппарате, смене, месте расчётов и кассире отправляется ОФД.
8. Продажи на онлайн-кассе
Начинается фаза активной деятельности, во время которой кассир должен соблюдать некоторые правила, чтобы не нарушить закон № 54-ФЗ .Кассир нажимает кнопку «продажа», сканирует с товара штрих-код или вводит код вручную. Если нужно, указывает количество позиций или взвешивает товар. Далее последовательно нажимает «в чек», «к оплате», выбирает способ оплаты, вводит сумму, полученную от покупателя, нажимает «оплатить». Касса печатает чек, а данные о покупке уходят в ФНС России через ОФД.
Современные кассы принимают наличную, безналичную и смешанную оплату. При продаже по свободной цене продавец сам указывает цену товара.
При продаже маркированных товаров кассир должен сканировать код маркировки, чтобы в чеке отразились необходимые по закону реквизиты, и использовать разрешительный режим продаж на кассах.
Фискальные документы на онлайн-кассе оформляются в следующих случаях:
На каждый приобретённый товар или оказанную услугу кассир должен оформить чек с признаком расчёта Приход и предоставить его покупателю в бумажном или электронном виде (электронный документ предоставляется, если клиент сказал свой номер телефона или адрес электронной почты).
Также фискальный документ Приход оформляется:
· Когда покупатель (физлицо) переводит средства на расчётный счёт продавца. Документ формируется не позже, чем на следующий день после поступления денег.
· Когда заказ оплачен через форму на сайте. Но чеки в этом случае кассиры не выдают, они направляются в электронном виде через онлайн-кассу.
Ниже в таблице приведены примеры по видам расчета и по следующим действиям с кассой.
Вид расчета | Что нужно сделать |
Получили предоплату за товар.
| Пробейте два чека. Первый — когда получили деньги, с признаком способа расчета «Предоплата 100%» или «Предоплата», если получили не всю сумму. Второй — когда отгрузили товар, с признаком способа расчета «Полный расчет». Укажите общую сумму с учетом ранее полученной предоплаты. Получили предоплату за маркированный товар — код товара укажите только во втором чеке
|
Покупатель вернул товар | Оформите чек с признаком «Возврат прихода». В чеке укажите название товара, количество и сумму возврата
|
Покупатель поменял один товар на другой | Пробейте два чека. Первый — с признаком «Возврат прихода». Укажите наименование товара, от которого отказался покупатель. Второй — с признаком расчета «Приход» и названием нового товара. Поскольку передачи денег не происходит, в обоих чеках в реквизите «Сумма по чеку наличными или электронными» проставьте ноль, а стоимость товара укажите в реквизите «Сумма по чеку встречным предоставлением». Покупатель меняет маркированный товар — в чеках отразите еще код маркировки товара. В первом чеке — код старого, во втором — код нового товара |
Покупатель рассчитался за товар бонусами
| Подарок за «бонусы» — это расчет иным встречным предоставлением. В чеке укажите нулевую цену или изначальную цену товара, а в качестве дополнительного реквизита — размер скидки. Укажите код маркированного товара в чеке, если продаете маркированный товар |
Продали подарочную карту или сертификат
| Пробейте чек, даже если покупатель ничего не доплачивает за товар. В чеке поставьте признак предмета расчета — «товар», укажите названия товаров, которые получил покупатель. По тегу «Сумма по чеку предоплатой» покажите номинал подарочной карты. Если покупатель доплачивает разницу, сумму доплаты пробейте в том же чеке. |
Продали товар с отсрочкой платежа
| Выбейте несколько чеков. Первый — в момент передачи товара. В чеке проставьте признак способа расчета «Частичная оплата предмета расчета в момент передачи с последующей оплатой в кредит» или «Передача предмета расчета без оплаты в момент передачи с последующей оплатой в кредит» в зависимости от условий отсрочки. На каждую сумму, которую покупатель вносит в рассрочку, сформируйте отдельный чек с признаком способа расчета «Оплата предмета расчета после передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)» |
Купили товар у физлица для перепродажи
| Пробейте чек, если приобретаете товары для перепродажи. Выбейте чек с признаком расчета «расход» |
В течение рабочей смены могут выбиваться и другие фискальные документы.
Если при оформлении чека кассир допустил ошибку или забыл пробить чек и в конце смены в онлайн-кассе оказались неучтённые деньги, формируется чек коррекции или возвратный чек.
Виды ошибок и каким чеком их исправить:
Чек коррекции | Возвратный чек |
Кассир не пробил кассовый чек по ошибке, из-за поломки кассы, отсутствия электричества | В чеке обнаружили ошибку. Например, неправильно указаны стоимость товара или ставка НДС |
Произошел сбой в передаче данных: кассир пробил чек и отдал клиенту, но ОФД информацию не получили из-за сбоя в соединении | Кассир пробил дважды чек на одну покупку и обнаружил ошибку в присутствии покупателя |
Кассир в чеке указал неверный налоговый режим организации или ИП | Покупатель решил вернуть товар |
Попросил сотрудник ИФНС | Кассир случайно пробил чек не на ту сумму
|
Иногда локальными актами организации устанавливается требование для кассира составить пояснительную записку к документу коррекции или попросить клиента заполнить заявление на возврат.
9. Закрытие смены
В конце рабочего дня формируется отчёт о закрытии смены (старое название – Z-отчёт). Он должен содержать информацию о количестве выданных чеков за смену, количестве непереданных ОФД фискальных документов, суммы по всем чекам (с любыми признаками расчёта).Если по какой-то причине кассир через сутки смену на онлайн-кассе не закрыл (забыл, не успел), при этом чеки не пробивались, ему нужно сразу после обнаружения данного факта создать отчёт о закрытии.
В магазине, который открыт круглосуточно, кассир должен закрыть текущую смену через 24 часа после её начала и сразу же открыть новую.
Наличные деньги подсчитываются и сдаются – на них оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), итоговые суммы заносятся в кассовую книгу.
Лимит кассы – это максимальное количество оставшейся наличности в ККТ в конце смены после того, как создан отчёт о закрытии. Его устанавливает владелец бизнеса. Если лимит кассы не установлен, средства в онлайн-кассе хранить нельзя. За это штрафуют по статье 15.1 КоАП РФ.
10. Работа с онлайн-кассой, с непредвиденными проблемами
В пример приведем несколько случаев:1. Произошла поломка кассы или ФН, прекратилась подача электричества
Торговлю нужно остановить и доложить о проблеме руководству. Иначе вы станете нарушителем, который работает без онлайн-кассы. А это уже серьёзное нарушение закона, и штрафы тоже серьёзные (КоАП РФ статья 14.5 пункт 2):
· для ИП – от 25 до 50% от суммы расчёта без ККТ, но не менее 10 тысяч рублей;
· для юрлиц – от 75 до 100% от суммы, но не менее 30 тысяч рублей.
Если касса отказалась работать (или питание пропало) в момент расчёта, то после разрешения ситуации нужно сразу сформировать на выручку чек коррекции.
2. Отключили интернет
Если сеть временно недоступна, можно продолжать работать. Современные кассы готовы к такой ситуации. Пробитые чеки сохраняются в памяти фискального накопителя, после восстановления связи накопленную информацию ФН сразу отправляет в налоговую. По закону передача фискальных данных должна происходить не реже, чем раз в 30 дней. Если нарушить срок, ФН заблокируется.
Увидеть, что связь восстановлена и чеки уходят в ФНС, можно в уведомлениях кассы, в ЛК ОФД, в отчёте о завершении смены. Если непереданные документы всё равно есть, следует обратиться в техническую поддержку онлайн-кассы.
3. Случился форс-мажор
Обстоятельства непреодолимой силы (пожар, наводнение, землетрясение и иные события) маловероятны, но могут и случиться. Тут уже никто не будет требовать соблюдать закон в продажах.
